Como Preencher a Ficha de Notificação Individual (SINAN)
Sumário
O Sistema de Informação de Agravos de Notificação (SINAN) é um instrumento fundamental para a saúde pública no Brasil. Desenvolvido pelo Departamento de Informática do SUS (DATASUS), seu principal objetivo é coletar, transmitir e disseminar dados gerados rotineiramente pelo Sistema de Vigilância Epidemiológica das três esferas de governo. Através de uma rede informatizada, o sistema apoia o processo de investigação de casos e fornece subsídios essenciais para a análise de informações sobre doenças e agravos de notificação compulsória.
Operacionalizado desde a Unidade de Saúde até a Secretaria Estadual de Saúde, o SINAN pode ser alimentado diretamente pelos municípios. Caso estes não disponham de infraestrutura em todas as unidades, o preenchimento pode ser centralizado nas Secretarias Municipais de Saúde (SMS), Regionais de Saúde ou na Secretaria Estadual. O sistema é atualizado semanalmente (52 semanas no ano), seguindo o calendário epidemiológico. É importante destacar que, mesmo na ausência de casos, as unidades de saúde devem realizar uma notificação negativa, garantindo a integridade e a confiabilidade dos dados.
Considerando a importância desse sistema para a vigilância em saúde, o objetivo deste artigo é fornecer um guia prático e detalhado sobre como preencher corretamente a ficha do SINAN. Este passo a passo visa auxiliar profissionais de saúde e gestores no registro preciso das informações, assegurando a qualidade dos dados que são a base para a tomada de decisões e para a formulação de políticas públicas de saúde
Visão Geral da Ficha
A ficha é dividida em blocos:
- Dados Gerais
- Notificação Individual
- Dados de Residência
- Dados da Pessoa Atendida
- Dados da Ocorrência
- Violência
- Violência Sexual
- Dados do Provável Autor da Violência
- Encaminhamento
- Dados Finais
- Informações Complementares e Observações
Alguns campos são obrigatórios, e a ausência das informações impede a inclusão da notificação no sistema. Esses campos essenciais registram dados necessários para indicadores epidemiológicos e operacionais. O campo chave, que identifica o registro de forma única, é o número da notificação. Esse número é gerado de acordo com a norma municipal da vigilância epidemiológica.
O que deve ser notificado?
Constituem objeto de notificação os casos SUSPEITOS ou CONFIRMADOS de violência contra homens e mulheres em todos os ciclos de vida que tenham sofrido:
- Violência doméstica
- Violência sexual
- Autoprovocada (lesão autoprovocada)
- Tráfico de pessoas
- Trabalho escravo
- Trabalho infantil
- Intervenção legal
Casos Específicos: Violência Comunitária (Extra familiar)
Para violências que ocorrem fora do ambiente familiar, no âmbito social (entre conhecidos ou desconhecidos), a notificação é direcionada. São notificados os casos suspeitos ou confirmados quando a violência atinge:
- Crianças e adolescentes
- Mulheres
- Idosos
- Pessoas com deficiência
- População LGBT
- Indígenas
IMPORTANTE: Esta ficha não se aplica a violências extra-familiares envolvendo homens adultos de 20 a 59 anos (por exemplo, brigas de gangues, brigas em estádios de futebol e outras violências comunitárias).
Próximos Passos da Instrução
Para facilitar a compreensão, serão explorados os campos da ficha, destacando pontos que costumam gerar dúvidas, inconsistências ou que são de preenchimento obrigatório. A instrução será realizada por meio de um preenchimento simulado de uma situação de violência autoprovocada, utilizando dados fictícios para fins didáticos.
Sem o objetivo de focar no caso simulado em si, mas sim de oferecer uma instrução geral de preenchimento, o exemplo pode ser útil para visualizar a aplicação prática das regras.
Bloco de Dados Gerais (Campos 1 a 9)
- Campos 1 e 2: Estes campos (Data de Notificação e Unidade Federada) já vêm preenchidos automaticamente pelo sistema, não sendo necessário preenchimento manual.
- Município (Campo 3): Deve-se informar o município onde a notificação foi realizada, utilizando o código do IBGE* correspondente.
- Campos 7 e 8 (Obrigatórios):
- No Campo 7 deve-se selecionar o tipo de unidade que está realizando a notificação e escrever o nome completo da unidade notificadora, juntamente com seu código.
- No Campo 8 deve-se registrar o nome completo da unidade de saúde e seu código (CNES).
- Observação importante: Se a notificação for realizada por uma unidade que não é de saúde (como uma escola ou serviço de assistência social), o caso deve ser encaminhado para o serviço de saúde de referência territorial, conforme o fluxo estabelecido localmente. Esta etapa é fundamental para a construção de uma rede intersetorial de atendimento.
- Campo 9 (Obrigatório): Refere-se à data da ocorrência da violência. Em situações em que a data exata não é conhecida, deve-se registrar uma data aproximada.
*O código IBGE dos municípios brasileiros tem 7 dígitos, mas o formulário do SINAN (Sistema de Informação de Agravos de Notificação) tradicional, especialmente nas versões impressas ou antigas do sistema, mantém apenas 6 espaços.
Isso acontece porque, em muitos sistemas do Ministério da Saúde, o primeiro dígito do código IBGE (que representa a unidade da federação) é armazenado separadamente, e o campo de “município” comporta somente os 6 últimos números.
Por exemplo:
- Código IBGE completo: 3539301 (Pirassununga – SP)
No SINAN, normalmente se coloca apenas 539301, porque o dígito “3” inicial (que identifica o estado de São Paulo) já está vinculado ao campo “UF”.
Bloco de Notificação Individual (Campos 10 a 18)
Este bloco reúne os dados de identificação da pessoa atendida. Abaixo estão os destaques e instruções para seu preenchimento:
- Campo 10 – Nome do Paciente (Obrigatório):
- Preencher com o nome de registro (constante no documento de identificação), de forma completa e com a grafia correta.
- O nome social (quando houver) é registrado em um campo específico, o Campo 33.
- Em situações raras onde o nome for desconhecido, registrar como “nome ignorado”.
- Campos 11 e 12 – Data de Nascimento ou Idade (Obrigatórios):
- Campo 11 (Data de Nascimento): Preencher quando conhecida.
- Campo 12 (Idade): Se a data de nascimento for desconhecida, registra-se a idade da pessoa na data da ocorrência da violência, indicando a unidade (anos, meses, dias ou horas).
- É obrigatório o preenchimento de um dos dois campos (11 ou 12).
- Se a idade exata não for conhecida, registra-se a idade aparente e anota-se no campo de observações complementares que se trata de uma “idade estimada”.
- Campo 14 – Gestante:
- A gestação é considerada compatível a partir dos 11 anos de idade.
- Para sexo masculino ou idade incompatível, registrar como “Não se aplica”(nº 6).
- Se houver gravidez dentro de uma faixa etária considerada incompatível, manter (nº 6) “Não se aplica” e registrar a informação no campo de observações.
- Se a informação não puder ser obtida, registrar como “Ignorado”.
- Campo 15 – Raça/Cor (Essencial):
- Deve ser preenchido com a informação declarada pela própria pessoa ou, no caso de crianças, por seu responsável ou acompanhante.
- Demais Campos:
- Campo 16: Preencher de acordo com a escolaridade.
- Campo 17: Registrar o número do Cartão SUS.
- Campo 18 – Nome da Mãe (Essencial):
- Escrever o nome completo, sem abreviaturas e com a grafia correta, conforme o documento de identificação.
- Escrever o nome completo, sem abreviaturas e com a grafia correta, conforme o documento de identificação.
Lembrete: Devemos evitar ao máximo o uso da opção “Ignorado”. Sempre que possível, buscar a informação correta e completa.
Bloco de Dados de Residência (Campos 19 a 32)
Este bloco reúne informações sobre o local de moradia da pessoa atendida. Seguem as instruções principais:
- Campos Obrigatórios (para residentes no Brasil):
- Unidade Federativa de residência (UF)
- Município de residência (com o código do IBGE)
- Demais Dados de Endereço:
- É necessário complementar com os demais dados, como distrito, bairro, logradouço (ex: nome da rua ou avenida) e o CEP para compor o endereço completo.
ATENÇÃO: No espaço “código” em municípios que usam o SINAN online com base de endereços, o campo é preenchido automaticamente. - Em municípios que preenchem o formulário manualmente (papel) ou não possuem base codificada, o campo deve ficar em branco — você só escreve o nome da rua normalmente.
- É necessário complementar com os demais dados, como distrito, bairro, logradouço (ex: nome da rua ou avenida) e o CEP para compor o endereço completo.
- Situações Especiais:
- Pessoa em situação de rua: Registrar o endereço da unidade socioassistencial de referência no território. Se não for conhecido, deve-se registrar o local de maior permanência da pessoa e anotar no campo de observações que se trata de uma “pessoa em situação de rua”.
- Campos Específicos:
- Campos 26 e 27 (Latitude e Longitude): São preenchidos apenas por municípios que realizam georreferenciamento.
- Campo 30 (Telefone): Registrar o número completo, incluindo o DDD.
- Campo 31 (Zona de Residência): É um campo essencial (ex: Urbana, Rural, Periurbana).
Campo 32 (País): É um campo obrigatório. Para pessoas não residentes no Brasil, deve-se registrar o respectivo país de residência. Se o paciente mora no Brasil: deixe o campo “País” em branco.
Bloco de Dados da Pessoa Atendida (Campos 33 a 39)
Este bloco reúne informações complementares e sensíveis sobre a pessoa atendida, exigindo atenção especial.
- Campo 33 – Nome Social:
- Este é o campo indicado para registrar o nome social, quando houver.
- É um direito do usuário e uma estratégia de humanização, conforme a Política Nacional de Saúde Integral LGBT.
- Não considerar e respeitar o nome social constitui violência institucional.
- Caso o sistema não permita o registro direto, o nome social deve ser inserido no campo de “Informações Complementares e Observações” ao final da ficha.
- Campo 34 – Ocupação:
- Registrar de acordo com a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), referente à atividade exercida.
- Para crianças e adolescentes, registrar “Não se aplica”, exceto a partir dos 14 anos na condição de aprendiz.
- Em caso de trabalho infantil: Registrar essa informação no Campo 56 e anotar detalhes (tipo de trabalho) no campo de observações.
- Campo 35 – Situação Conjugal:
- Para crianças de 0 a 9 anos, registrar “Não se aplica”.
- Campo 36 – Orientação Sexual:
- Deve ser preenchido exclusivamente com a informação declarada pela própria pessoa.
- Para crianças de 0 a 9 anos, registrar “Não se aplica”.
- Se a informação não estiver disponível, registrar como “Ignorado”, lembrando que esta opção deve ser evitada ao máximo.
- Campo 37 – Identidade de Gênero (Obrigatório para pessoas com 10 anos ou mais):
- Refere-se ao gênero com o qual a pessoa se identifica.
- Definições:
- Travesti: Pessoa designada do sexo masculino ao nascer que se identifica e expressa socialmente como mulher.
- Mulher Transexual: Pessoa designada do sexo masculino ao nascer que se identifica com o gênero feminino em todos os aspectos (social, corporal, psicológico).
- Homem Transexual: Pessoa designada do sexo feminino ao nascer que se identifica com o gênero masculino em todos os aspectos.
- Se o gênero com o qual a pessoa se identifica é o mesmo do seu sexo biológico (registrado no Campo 13), preencher com “Não se aplica”.
- Campos 38 e 39 – Deficiência ou Transtorno:
- O registro deve ser baseado apenas em diagnóstico clínico de um profissional de saúde habilitado, nunca em suposições.
- Campo 38: Marcar se a pessoa possui alguma deficiência ou transtorno.
- Campo 39: Especificar qual é a deficiência ou transtorno. Se a pessoa não tiver, ou se a informação for ignorada, marcar as opções “Não” ou “Ignorado” neste campo.
Bloco de Dados da Ocorrência (Campos 40 a 54)
Este bloco detalha as circunstâncias do evento de violência. Abaixo estão os pontos essenciais:
- Localização e Horário (Campos 40 a 52):
- Estes campos registram onde e quando a violência ocorreu.
- Campo 51 (Hora da Ocorrência): Pode ser preenchido com um horário aproximado, se o exato não for conhecido.
- Campo 52 (Local da Ocorrência): Identifica o ambiente onde o fato aconteceu (ex: residência, via pública, escola).
- Violência de Repetição (Campos 52 e 53):
- A combinação do Campo 52 (Local) e do Campo 53 (Ocorreu outras vezes) é crucial para identificar se se trata de uma violência repetitiva e mapear os locais onde ela ocorre com mais frequência.
- Campo 54 – Lesão Autoprovocada (Notificação Imediata):
- Este campo deve ser assinalado quando a lesão foi infligida pela própria pessoa, incluindo casos de tentativa de suicídio.
- Estes casos são de notificação compulsória imediata, devendo ser feita em até 24 horas, para acionar rapidamente a rede de cuidado e prevenir novos eventos.
- Vinculação com o Campo 56 (Tipo de Violência):
- Ao marcar “Sim” no Campo 54 (Lesão Autoprovocada), é obrigatório preencher o Campo 56 (Tipo de Violência) da seguinte forma:
- Selecionar a opção “Outros”.
- No campo qualitativo, registrar o código “777”.
- Este procedimento permite que as equipes de vigilância identifiquem especificamente os casos de tentativa de suicídio, tornando o preenchimento adequado fundamental para a qualidade da informação e para o direcionamento de ações de prevenção.
- Ao marcar “Sim” no Campo 54 (Lesão Autoprovocada), é obrigatório preencher o Campo 56 (Tipo de Violência) da seguinte forma:
Bloco de Violência (Campos 55 a 57)
Este bloco detalha a natureza e os meios da violência. Seguem as orientações:
- Campo 55 – Motivação da Violência (Obrigatório):
- Deve-se registrar a motivação que mais contribuiu para o evento, na perspectiva de quem sofreu a violência.
- Principais categorias:
- Sexismo: Baseado no poder masculino sobre mulheres para controle de sua moral e conduta.
- Homofobia/Lesbofobia/Bifobia/Transfobia: Motivada pela orientação sexual ou identidade de gênero da vítima.
- Racismo: Discriminação racial ou étnico-racial.
- Intolerância Religiosa: Violência devido à religião.
- Xenofobia: Aversão a pessoas de outras culturas ou nacionalidades.
- Conflito Geracional: Relacionado a discrepâncias entre gerações.
- Situação de Rua: Motivada pela intolerância a pessoas em situação de vulnerabilidade habitacional.
- Deficiência: Preconceito ou discriminação contra pessoas com deficiência.
- Outros: Qualquer motivação não listada acima; deve-se especificar.
- Evitar o uso de “Não se aplica” e “Ignorado”. Use “Ignorado” apenas se a pessoa atendida não souber ou não puder identificar a motivação.
- Campo 56 – Tipo de Violência (Obrigatório):
- Embora uma ocorrência possa envolver múltiplos tipos de violência, deve-se assinalar apenas o tipo principal.
- A definição do tipo principal deve ser dada pela própria pessoa que sofreu a violência.
- Violências secundárias podem ser registradas no campo de observações.
- Casos distintos com autores diferentes: Devem ser registrados em fichas de notificação separadas.
- Lesão Autoprovocada/Tentativa de Suicídio: Ao assinalar “Outros” neste campo, é obrigatório especificar registrando o código “777” para permitir o monitoramento efetivo pela vigilância.
- Campo 57 – Meio de Agressão (Essencial):
- Pode haver mais de um meio de agressão envolvido.
- Sempre que a opção “Outros” for marcada, é obrigatório especificar qual (ex.: “omissão” no caso de negligência).
Bloco de Violência Sexual (Campos 58 e 59)
Este bloco detalha especificamente os casos de violência sexual e os procedimentos de saúde realizados.
- Campo 58 – Tipo de Violência Sexual:
- Este campo é acionado quando “violência sexual” é assinalada no Campo 56 (Tipo de Violência).
- Seu objetivo é especificar a natureza da agressão sexual sofrida (ex: estupro, assédio, abuso).
- Pode haver mais de um tipo de violência sexual na mesma ocorrência, e todos devem ser registrados.
- Campo 59 – Procedimentos Realizados:
- Registra todos os procedimentos de saúde realizados para o atendimento da pessoa.
- É extremamente importante que a equipe de saúde se mobilize para realizar todos os procedimentos necessários (ex.: profilaxia para IST, contracepção de emergência, coleta de vestígios).
- O registro na ficha é fundamental para fins epidemiológicos e para a avaliação da qualidade dos serviços de saúde.
- Para vítimas do sexo masculino: Deve-se marcar “Não se aplica” nos procedimentos que não são pertinentes anatomicamente, como:
- Aborto previsto em lei
- Contracepção de emergência (em contextos onde se refere apenas à anticoncepção feminina)
- Coleta de secreção vaginal
Bloco de Dados do Provável Autor da Violência (Campos 60 a 64)
Este bloco coleta informações sobre o(s) suposto(s) agressor(es). É fundamental ressaltar que todas as informações deste bloco devem ser fornecidas exclusivamente pela pessoa que sofreu a violência.
Campo 60 – Número de Autores: Registrar a quantidade de prováveis autores envolvidos na ocorrência.
Campo 61 – Vínculo: Especificar o relacionamento ou vínculo entre o provável autor e a pessoa atendida (vítima).
Campo 62 – Sexo: Indicar o sexo do provável autor.
Caso haja mais de um autor de sexos diferentes, deve-se marcar a opção “Ambos os sexos”.
Campo 64 – Ciclo de Vida (Idade): Registrar a faixa etária do principal autor, conforme definido pela vítima.
Deve-se procurar obter uma idade aproximada para este preenchimento.
Lembrete: A fonte de informação para todos os campos deste bloco é a pessoa atendida. O preenchimento deve refletir exclusivamente a perspectiva e o relato de quem sofreu a violência.
Bloco de Encaminhamento (Campo 65)
Este bloco, de preenchimento obrigatório, registra as ações tomadas para o cuidado integral da pessoa.
- Registro dos Encaminhamentos: O campo deve ser preenchido de acordo com o tipo de encaminhamento efetuado ou orientação realizada para a pessoa atendida.
- Múltiplos Encaminhamentos: Pode haver mais de um encaminhamento (ex.: para a Rede de Assistência Social, Delegacia, Centro de Referência). Neste caso, todos os encaminhamentos realizados devem ser assinalados.
- Qualidade do Preenchimento: É fundamental que o profissional se empenhe em preencher este campo com precisão, pois ele reflete a dimensão de todas as ações realizadas e é essencial para garantir o cuidado integral à pessoa que sofreu a violência.
Bloco de Dados Finais (Campos 66 a 69)
Este bloco finaliza a notificação com informações importantes sobre o contexto do evento.
- Campo 66 – Violência Relacionada ao Trabalho:
- Deve ser assinalado se a violência ocorreu no local de trabalho ou durante o trajeto (acidente de trajeto).
- Se marcado “Sim”, indica que foi feita a comunicação de acidente de trabalho.
- Campo 67 – Circunstância da Lesão (Obrigatório):
- Deve ser preenchido utilizando os códigos do Capítulo XX da CID-10, que trata de causas externas de morbidade e mortalidade.
- Campo 69 – Data de Encerramento:
- Na ficha de notificação de violência interpessoal e autoprovocada, esta data coincide com a data de notificação (Campo 1), pois este formulário não contempla uma fase de investigação posterior.
Bloco: Informações Complementares e Observações
Este é um campo de texto livre para registrar detalhes essenciais que não se encaixaram nos campos anteriores.
- Registro do Acompanhante: Anotar o nome do acompanhante, grau de parentesco e um contato telefônico.
- Detalhamento da Ocorrência: Inserir de forma detalhada todos os aspectos relevantes para caracterizar a situação de violência, fornecendo contexto que enriqueça a notificação.
Bloco: Identificação do Notificador
- Neste bloco, devem ser informados o município e a unidade notificadora (com seu código).
- A identificação do profissional responsável pela notificação (seu nome e assinatura) é opcional. Esta decisão fica a critério da gestão local como uma ação de proteção ao profissional envolvido no atendimento e registro.
Fluxo da Notificação e Importância do Preenchimento
- Preenchimento Correto: Todos os campos da ficha devem ser preenchidos com precisão, pois são fundamentais para a tomada de decisões em vigilância e saúde pública.
- Fluxo Ascendente dos Dados:
- O profissional da unidade preenche a ficha.
- Uma via fica na unidade e outra é enviada para a Secretaria Municipal de Saúde/Vigilância Epidemiológica Municipal, onde os dados são digitados.
- As informações são consolidadas e enviadas via sistema para a Secretaria Estadual de Saúde.
- Por fim, os dados chegam ao Ministério da Saúde.
- Uso dos Dados: Em cada instância (municipal, estadual e federal), os dados são consolidados e analisados para o aprimoramento e implantação de políticas públicas de enfrentamento à violência.
O profissional que realiza o atendimento e preenche a notificação é fundamental neste processo.
Notificar pode salvar vidas.
